法律相談から受任までの流れ｜初回接触から委任契約までの実務フロー
弁護士事務所への問い合わせが来てから委任契約を締結するまでには、複数のステップがあります。各ステップで確認漏れが発生すると、受任後のトラブルや業務の非効率につながります。本記事では、初回接触から受任判断・委任契約締結までの実務フローを5ステップで解説します。
intakeフローの全体像
弁護士事務所のintake（新規案件受付）フローは、大きく5ステップで構成されます。
- 問い合わせ受付・初期スクリーニング
- 相談前の事前確認（利益相反・案件適合性）
- 初回相談の実施・情報収集
- 受任判断・見積もり提示
- 委任契約の締結・着手
各ステップで確認が漏れると後工程でトラブルが発生します。特に利益相反確認と時効・期限の確認は、受任前に必ず完了させる必要があります。
STEP 1｜問い合わせ受付・初期スクリーニング
問い合わせの受付と案件概要の把握
電話・メール・Webフォームなど受付チャネルごとに収集情報を標準化します。この段階で最低限確認すべき事項は、相談者の氏名・連絡先・相談の概要・希望日時・相手方の氏名または会社名（利益相反確認のため）の5点です。
- 相談者の氏名・連絡先（電話・メール）
- 相談の概要（案件類型の把握）
- 希望相談日時・方法（来所・電話・オンライン）
- 相手方の氏名・会社名（利益相反確認のため必須）
- 他事務所への相談歴の有無
STEP 2｜相談前の事前確認
利益相反チェックと案件適合性の確認
相談実施前に必ず行うべき確認が2点あります。①利益相反チェック（相手方が既存依頼者でないか）と、②事務所の取扱可能案件かどうかの確認です。問題がある場合は相談実施前に適切な対応（他事務所への紹介など）を取ります。
確認完了後、依頼者にヒアリングシートを送付し事前記入を依頼します。記入済みシートを持参・送付してもらうことで、当日の相談時間を判断・整理に使うことができます。
STEP 3｜初回相談の実施・情報収集
構造化された聴き取りと記録
初回相談では、①事実関係の時系列、②依頼者の要望、③証拠書類の有無、④時効・期限、⑤法的論点の5点を中心に情報収集します。ヒアリングシートに沿って聴き取ることで確認漏れを防ぎます。相談中は走り書きで記録し、相談直後の5〜10分で整理します。
STEP 4｜受任判断・見積もり提示
受任可否の判断と費用・方針の説明
収集した情報をもとに受任の可否を判断します。受任する場合は、①想定される手続きの流れ、②費用（着手金・報酬・実費）、③スケジュールの目安、④勝算・リスクの説明を行います。依頼者が十分に理解・納得した上で次のステップへ進みます。
受任判断チェックリスト
- 利益相反チェック完了 ✓
- 時効・期限の確認完了（期限： 年 月 日）
- 証拠の有無と立証可能性の確認
- 費用の説明・同意
- 手続きの流れ・スケジュールの説明
- 勝算・リスクの説明
- 委任状・委任契約書の準備
STEP 5｜委任契約の締結・着手
委任契約書の作成と着手金の受領
受任が決定したら委任契約書を作成・締結します。委任契約書には、委任事項・費用・解約条件・守秘義務を明記します。着手金の受領後に着手します。委任状も案件の性質に応じた形式で取得してください。
intakeを効率化するポイント
受付から相談まで「書式」で標準化する
相談受付シート・ヒアリングシート・相談メモテンプレートの3点セットを用意することで、担当者を問わず均質なintakeが実現します。複数スタッフが受付を担当する事務所では書式の標準化が品質維持に直結します。
時効・期限の確認を受付時から組み込む
利益相反チェックと同様に、時効・期限の確認も受付フローに組み込んでください。初期受付時に「いつ頃から問題が始まりましたか？」という質問を入れることで、時効確認を習慣化できます。
相談後の整理をAIで自動化する
相談内容の整理（事実関係・論点・確認事項の抽出）はAIツールで自動化が可能です。詳しくは弁護士の相談整理をAIで効率化する方法をご覧ください。